従業員の継続的な健康管理に努めることは、企業の重要な役割です。

新型コロナ感染症の流行や急激なテレワークの普及により、心身に悪影響を及ぼす人が増えた昨今では、円滑な健康管理を実現する健康管理システムが役立ちます。

この記事では、企業が健康管理システムを導入するメリットとデメリット、導入に失敗しないためのポイントを詳しく解説します。

健康管理システムとは？

健康管理システムとは、企業や団体が従業員の健康情報を一元管理するためのシステムです。

労働基準法や労働安全衛生法に沿いながら、健康診断やストレスチェックの結果、残業時間といった健康に関するデータを一元管理できることに加えて、産業医や人事が行う面談の記録や管理など、関連する事務業務を効率化します。

近年、健康管理システムの導入を検討する企業が増えた背景には、コロナ禍におけるメンタルヘルス不調の増加や、テレワーク拡大による労働環境の変化の他、従業員の健康増進に投資を行い、生産性向上を推進する健康経営の普及などが挙げられます。

健康管理システムを導入すると、健康管理をデータとして可視化できるだけではなく、データ管理・分析などの事務作業の負担軽減が期待できます。

健康管理システムのメリット

健康管理システムは、自社が抱える健康課題や目的に合わせて導入することが重要です。ここでは、健康管理システムのメリットを解説します。

①担当者の工数削減

健康管理システムの導入により、健康データ管理に関わる担当者の作業負担を軽減できます。

現在でも、紙で提示される健康診断やストレスチェックの結果のファイリング、従業員への結果返却、労働基準監督署へ提出する報告書作成などを手作業で行っている部分も多いです。

しかし、健康管理システムでは必要データをオンライン上で一括管理できるため、担当者が手作業で入力し、ファイルや書類を管理する必要がありません。

また、従業員の健康データの情報連携がスムーズになり、複数部署でのデータ共有も即座に可能であるため、大幅な担当者の工数削減が期待できます。

②コスト削減

健康管理システムの導入は、健康データに関する事務作業で発生するコスト削減にも寄与します。

主に削減が期待できるコストは、健康データの管理・運用における人件費や、紙ベースでの書類作成に伴う用紙代・インク代などが挙げられます。

企業において、継続的に事務コストを削減できる点は大きなメリットです。また、煩雑な事務作業の工数が削減されるため、担当者の業務パフォーマンス向上も期待できます。

③報告書作成の負担を軽減

健康診断やストレスチェックの結果は、労働基準監督署へ報告しなければいけません。

報告書の作成は担当者に負担がかかるものですが、健康管理システムなら自動的に集計してくれるため、作成にかかる負担を軽減できます。

④従業員に対するフォロー体制の構築

健康管理システムがあれば、健康リスクの高い従業員に対する適切なフォロー体制を構築できます。

特定保健指導や二次健診受診勧奨、高ストレス者に対する医師面接面談などの業務をシステム内でできるようになるため、健康診断やストレスチェックで異常が見つかった従業員に対して、重症化する前にフォローしやすくなります。

従業員の健康に関する微細な変化に気付きやすくなるため、不調の早期発見・対応により、離職・休職の予防にも効果的です。

⑤企業の課題把握

健康管理システムにより、労働環境の課題を早期発見しやすくなります。

従業員の心身の健康を維持・向上させるためには、生活習慣や勤怠情報など、あらゆる健康に関するデータを一元管理することが重要です。

一元管理することで労働実態を把握しやすくなり、長時間労働や残業といった課題を洗い出し、解決へ向けた取り組みを迅速に行えるようになります。

健康管理システムのデメリット

健康管理システムの導入を検討する際は、メリットだけではなくデメリットにも目を向けることが重要です。ここでは、健康管理システムのデメリットを解説します。

①独自の運用方法に合わせられない

健康管理システムによっては、柔軟にカスタマイズできない場合があります。したがって、自社で独自の産業保健活動や運動をしている場合は、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

②機能を使いこなせない可能性がある

健康管理システムには、多種多様な機能が備わっています。

一見すると多機能であることは魅力的に感じますが、機能が多すぎるが故に使い勝手が悪くなり、本当に必要な機能を使いこなせなくなる可能性があります。

③費用対効果が分かりにくい

健康管理システムを導入しても、労働環境がどのように改善されたか、不調の減少によって回避された損失額などは数値化しにくいです。

しかし、人材に投資する人的資本経営では、従業員がスキルアップして成長が促されれば、企業全体の利益拡大を実現できるという考え方があります。

費用対効果が分かりにくくても、企業と従業員が共に成長できる点は大きなメリットです。

導入に失敗しないためのポイント

最後に、健康管理システムの導入で失敗しないための3つのポイントを解説します。

①セキュリティに問題がないか

健康管理システムは従業員の大事な個人情報を扱うため、アクセス制限やログ管理など、強固なセキュリティ対策が講じられている必要があります。

そのため、プライバシーマークやISMS認証など、セキュリティに関する認証を取得しているかを必ず確認しましょう。また、システムを導入する際に、自社の情報セキュリティ担当者と相談して進めるとよいでしょう。

②必要としている機能が備わっているか

健康管理システムには、さまざまな機能があります。

多機能になるほど使用料金も高額になるため、連携できるアプリがあるなど、自社の目的を明確にしたうえで合致する機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

③健康管理システムの導入目的を明確にする

健康管理システムには豊富な機能が搭載されているため、自社の課題や目的を明確にすることで、初めて自社に合ったシステムを導入できます。

導入前には、最低限必要な機能やなるべく欲しい機能、不要な機能をリストアップし、担当者が容易に使えるシステムを導入しましょう。

まとめ

この記事では、健康管理システムについて以下の内容で解説しました。

• 健康管理システムとは
• 健康管理システムのメリット・デメリット
• 健康管理システムの導入で失敗しないためのポイント

従業員の不調をいち早く把握し、重症化を防ぐためには、定期的な健康診断やストレスチェックの実施が欠かせません。

従業員の健康を一元管理できる健康管理システムは、労働実態の把握や高リスク従業員に対するフォロー体制の構築、担当者の工数削減など、さまざまなメリットをもたらします。

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